Gestão Mensal

CONTRATO DE GESTÃO MENSAL

CONTROLE, AUDITORIA, CONSULTORIA E BOOK DE TELECOM MENSAL

A gestão em telecom da ATIKS é feita através de contrato mensal de prestação de serviços, onde o cliente recebe:

• Avaliação de perfil de consumo de seus principais grupos de usuários;
• Gerenciamento e manutenção da base de dados da planta de telecom (ativos) em ferramenta/software desenvolvido para essa finalidade (fixo, móvel e dados) com uma equipe especializada;
• Auditorias de telefonia mensais identificando não conformidades entre o valor cobrado e o contrato assinado com cada operadora, visando à redução de custo em telecomunicações;
• Avaliação de riscos e oportunidades de economia de gastos em sua planta de telecom, utilizando-se da metodologia baseada no conceito de TEM (Telecom Expense Management) que fomenta crescimento em maturidade em questão de análise;
• Consultoria para redução de custo em Telecom e/ou Telecomunicações;
• Otimização de uso dos recursos de telecomunicações da empresa.

O fornecimento do book de telecom trata-se de um relatório objetivo, gráfico e feito conforme a necessidade de cada cliente, além da disponibilização eletrônica, o book pode ser apresentado em reunião mensal de acompanhamento.

Nesse momento é realizada a apresentação demonstrando a redução de custos em Telecom, inventário da planta, rateios por centro de custo e o resultado alcançado até então, com as medidas recomendadas para o sucesso do projeto.
 

A composição do trabalho mensal é dada a seguir:

Auditorias Mensais:

A garantia de não permitir que erros operacionais das operadoras prejudiquem a empresa, exigindo um maior fluxo de caixa. Clientes que realizam a gestão mensal com a auditoria da Atiks, têm recuperação de recursos pagos indevidamente muito mais rápidos, reduzindo custos e pagando o que realmente é devido.
 

Gestão Mensal de Ativos:

Organização, controle e apropriação de ativos contam com sistema desenvolvido especialmente para essa finalidade. O processo é integrado via contato entre o responsável pelas autorizações de trocas e designação de ativos da empresa contratante e o time técnico de controle da Atiks.
 

Avaliação de Perfil de Uso:

As organizações passam por mudanças e adaptações. Novos usos de telefonia são identificados, e novos usuários passam a fazer parte das equipes. No traçado do perfil de consumo, a Atiks mostra de forma clara, as alterações ocorridas, as novas tendências, planos que antes eram válidos e que agora já se mostram deficientes. O perfil de consumo da empresa é a somatória dos perfis de consumo de todos os seus colaboradores que se utilizam de recursos de telecom da empresa. O conhecimento do perfil de uso também facilita o trabalho do gestor da empresa quando da negociação de novos planos de telecom. Maior assertividade nas estimativas de gastos.
 

Metodologia TEM (Telecom Expense Management):

A implantação do processo inicia pela centralização do recebimento das contas em um só local, facilita à coleta, análise e encaminhamento para pagamento. Todo esse gerenciamento é feito através de um software/ferramenta especifico, bem como, a atuação de uma equipe altamente especializada.

Em seguida é solicitada que todas as contas sejam no formato eletrônico e FEBRABAN. A padronização ajuda na prevenção de erros por parte da operadora e torna mais fácil o entendimento das contas e regras de negócios são implantadas.

Auditorias são realizadas mensalmente em todas as contas e os erros das operadoras são apontados e solicitados esclarecimentos. Em alguns casos, devido ao prazo de pagamento, não é possível deixar de pagar uma operadora com suspeita de erros na conta, sem o risco de que as linhas sejam bloqueadas, por isso a auditoria com a recuperação no menor tempo possível é realizada mensalmente.

Os usuários recebem e-mail mensal com detalhamento de seus gastos (fixo ou móvel) e são solicitados, dentro do processo, a identificar ligações particulares para retorno do valor ou conforme política em uso pela empresa.

Black lists são aplicadas identificando, aos gestores, chamadas realizadas a telefones restritos ou que deveriam ser bloqueados, desde que seja uma política da empresa.

Integração com o PABX e com o detalhamento por centro de custo da empresa.

Fornecimento de tarifador as empresas que necessitam.

Restrição de divulgação de número ou nome restrito em detalhamento de uso, conforme solicitação de cada empresa.

Apresentação dos gráficos mensais de “top ten” (10 maiores consumidores em cada quesito identificado como prioritário ou significativo pelos clientes).
 

Resumidamente, como nos propomos a reduzir os custos de telecom em sua empresa?

• Distribuição correta das contas por centros de custos;
• Gestão eficiente de ativos, alocando cada ativo a um usuário;
• Traçando perfil de consumo de cada usuário ou grupo permitindo melhor negociação de contratos;
• Redução de erros mensais em conta (após trabalho de auditoria e correções);
• Otimização de uso dos recursos existentes e consultoria em novos investimentos;
• Racionalização do tempo gasto por funcionários da empresa na gestão de telecom.

Aos clientes que tem contrato de gestão mensal com a ATIKS e necessitarem, poderão acessar a ferramenta/software.